Mehrere Bankverbindungen im E-Banking, Arbeitszeit- und Ruhezeitenüberwachung sowie DATEV-Optimierungen - Update September 2024

Mehrere Bankverbindungen im E-Banking, Arbeitszeit- und Ruhezeitenüberwachung sowie DATEV-Optimierungen - Update September 2024

Verwaltung mehrerer Bankkonten – perfekt für Fahrschulen, die mehrere Firmen oder Konten führen.

  1. Mehrere Bankverbindungen hinterlegen: Ab sofort kannst du mehrere E-Banking-Verbindungen in den Stammdaten speichern. Du hast die Möglichkeit, Bankverbindungen einfach hinzuzufügen, zu aktualisieren oder zu löschen – und das alles direkt in den Stammdaten.
  2. Standardzahlungskonto festlegen: Für jede Firma kannst du ein Standardkonto für Zahlungseingänge festlegen. Dieses Konto wird dann für alle PayLink-Zahlungen und SEPA-Lastschriften genutzt. Sobald du ein Konto als Standard festlegst, erscheint neben diesem Konto ein grünes Symbol.
  3. Überblick über alle Banktransaktionen: Im E-Banking werden dir alle Transaktionen von allen Konten auf einmal angezeigt. Mithilfe der Filterleiste kannst du aber auch gezielt die Transaktionen eines bestimmten Bankkontos anzeigen lassen.
  4. Multi-Company-Management: Für Fahrschulen mit mehreren Firmen können für jede Firma separate Bankkonten verwaltet werden. Die Zahlungen der Schüler werden automatisch dem entsprechenden Konto der Firma zugeordnet, bei der sie angemeldet sind.
Diese Erweiterungen machen die Verwaltung deiner Bankverbindungen einfacher und flexibler und helfen dir, den Überblick über deine Finanzen zu behalten – egal, wie viele Firmen oder Konten du verwaltest.

Arbeitszeitüberwachung und Ruhezeiten 

  1. Überwachung der Arbeitszeiten: Ab sofort wird nicht nur die maximale Dauer der praktischen Ausbildung (495 Minuten) pro Tag noch besser überwacht, sondern auch die Gesamtdauer von 600 Minuten, wenn Theorieunterrichte hinzukommen. Das System zeigt Warnungen an, sobald diese Grenzen überschritten werden, und du kannst entscheiden, ob die Termine trotzdem gespeichert werden sollen.
  2. Ruhezeitüberwachung: Das System stellt sicher, dass zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten wird, wie es das Arbeitszeitschutzgesetz verlangt. Falls diese Ruhezeit unterschritten wird, erhältst du eine Warnung: „Dieser Fahrlehrer wird seine 11h Tagesruhezeit nicht einhalten.“
  3. Anpassbare Warnungen und Buchungsverbote: In den Benutzereinstellungen kannst du festlegen, ob Warnmeldungen bei Zeit- oder Ruhezeitüberschreitungen angezeigt werden und ob die Buchung bei Zeitüberschreitungen unterbunden werden soll. Standardmäßig sind alle Warnungen aktiviert, können aber nach Bedarf angepasst werden. 
    1. -> Stelle für deine Mitarbeiter jetzt das Buchungsverbot in den Benutzereinstellungen ein, um nicht versehentlich doch die Arbeitszeiten zu überschreiten. 
Wichtig: Vereinzelt kann es hier nach dem Update noch zu Fehlmeldungen kommen. Falls euch etwas auffällt, meldet uns das gerne per Ticket. Vielen Dank! 

DATEV und CSV-Export Optimierungen:
  1. Korrektur der Spaltenanordnung: In der aktuellen CSV-Exportfunktion waren die Spalten G („Gegenkonto“) und H („Konto“) vertauscht, was grundsätzlich kein Problem war, aber nicht dem optimalen Prozess entspricht. Dieser Fehler wurde nun behoben, und die Spalten sind korrekt angeordnet. Zusätzlich wurde in Spalte B die Zuordnung von „Soll“ und „Haben“ angepasst, sodass die Buchungen nun konsistent und korrekt sind.
  2. Optimierter Exportprozess: Statt eines kombinierten Zip-Archivs werden nun zwei separate CSV-Dateien erstellt. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung der Daten und spart Zeit mit folgenden beiden Dateien: 
    1. EXTF_Rechnungen_datebegin_bis_dateende_.csv für Rechnungen
    2. EXTF_Bankvorauszahlungen_datebegin_bis_dateende_.csv für Bankvorauszahlungen
  3. Integration des PayLink-Strings: Ab sofort wird der PayLink-String im DATEV-Export mit übermittelt. Dadurch kannst du PayLink-Zahlungen direkt in deinem Buchhaltungsprogramm korrekt zuordnen, ohne manuelle Anpassungen vornehmen zu müssen.
  4. Rechnungsreferenz im Export: Neben dem PayLink-String wird auch die Rechnungsreferenz in den Dateien übergeben. Dies sorgt für eine eindeutige Zuordnung der Zahlungen zu den entsprechenden Rechnungen und verbessert die Übersicht und Nachvollziehbarkeit in deiner Buchhaltung.
Weitere kleinere Verbesserungen:
  1. Fehlerhafte MwSt-Anzeige bei TÜV-Gebühren behoben: In der Rechnungsübersicht wurde bei der MwSt.-Berechnung für TÜV-Gebühren fälschlicherweise “NaN€” angezeigt, wenn das Rechnungsdatum geändert wurde. Dieser Fehler ist nun behoben und die MwSt. wird korrekt angezeigt.
  2. Fehlermeldung bei ungültiger E-Mail-Adresse korrigiert: Beim Versenden eines PayLink über die LernApp erschien die unklare Meldung „Oops! Irgendetwas hat nicht geklappt“. Diese Nachricht wurde nun überarbeitet. Die neue Meldung lautet: „Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden. Bitte kontrolliere die E-Mail Adresse und versuche es erneut.“ So erhältst du nun klarere Hinweise bei fehlerhaften E-Mail-Adressen.

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