Teilzahlungen

Teilzahlungen

Warum bietet Fahrschule.live keine Teilzahlungsfunktion?

In der modernen Dienstleistungswelt scheint es, als wäre Flexibilität das A und O. Doch bei Fahrschule.live haben wir uns bewusst gegen die Einführung einer Teilzahlungsfunktion entschieden. Diese Entscheidung mag auf den ersten Blick überraschen, doch sie basiert auf soliden Gründen, die sowohl dir als Betreiber einer Fahrschule als auch deinen Fahrschülern langfristig zugutekommen.

Buchhaltungsprogramme und Teilzahlungen: Ein Dilemma

Einer der Hauptgründe, warum wir uns gegen Teilzahlungen entschieden haben, liegt in der Komplexität, die diese für Buchhaltungsprogramme mit sich bringen. Viele Buchhaltungssysteme sind nicht darauf ausgelegt, Teilzahlungen korrekt zu verarbeiten. Dies kann zu Unstimmigkeiten zwischen deiner Verwaltungssoftware und der Buchhaltung führen, was die Genauigkeit deiner Finanzberichte beeinträchtigt. Unser Ziel ist es, solche Komplikationen zu vermeiden, um die Buchführung für dich so einfach und fehlerfrei wie möglich zu gestalten.

Der Verwaltungsaufwand durch Teilzahlungen

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der zusätzliche Verwaltungsaufwand, der durch Teilzahlungen entsteht. Jede Teilzahlung muss einzeln nachverfolgt, zugeordnet und verbucht werden. Dies erhöht den Arbeitsaufwand erheblich und kann zu Fehlern führen. Durch die Beschränkung auf vollständige Zahlungen halten wir den administrativen Prozess so schlank und effizient wie möglich. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: die Ausbildung deiner Fahrschüler.

Finanzielle Klarheit und Planbarkeit

Eine klare und einfache Zahlungspolitik fördert die finanzielle Planbarkeit und Transparenz. Wenn deine Fahrschüler wissen, dass Rechnungen vollständig zu begleichen sind, können sie ihre Finanzen entsprechend einteilen. Diese Klarheit hilft dabei, Missverständnisse und potenzielle finanzielle Engpässe zu vermeiden. Zudem stärkt es das Vertrauen zwischen deiner Fahrschule und den Schülern, da von Anfang an klare Erwartungen gesetzt werden.

Lösungsansätze und Workarounds bei Fahrschule.live

Trotz unserer Entscheidung gegen eine Teilzahlungsfunktion verstehen wir, dass finanzielle Flexibilität wichtig ist. Daher haben wir eine Reihe von Lösungsansätzen und Workarounds entwickelt, die dir und deinen Fahrschülern entgegenkommen.

Kleinere Rechnungsbeträge und häufigere Rechnungsstellung

Um die finanzielle Last für deine Fahrschüler zu erleichtern, kannst du kleinere und häufigere Rechnungen ausstellen. Diese Strategie hilft den Schülern, ihre Zahlungen besser zu verwalten und verbessert gleichzeitig den Cashflow deiner Fahrschule. 
PayLink bietet eine praktische Möglichkeit für Fahrschüler, in TheorieCheck spezifische Posten ihrer Rechnung auszuwählen und so nur einen Teil der offenen Posten zu begleichen. Diese Flexibilität kommt den Fahrschülern entgegen, ohne die Buchhaltungsprozesse zu verkomplizieren. Wie genau PayLink Zahlungen funktionieren erklären wir dir hier https://wiki.fahrschule.live/portal/de/kb/articles/paylink-30-11-2022 und hier https://wiki.theoriecheck.de/paylink/.

Ausbildungsstop bei Zahlungsrückständen

Ein temporärer Stopp der Ausbildung bis zur vollständigen Bezahlung der Rechnungen kann als effektives Mittel dienen, um die Bedeutung pünktlicher Zahlungen zu unterstreichen. Dies sollte klar kommuniziert und konsistent angewandt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Direkteinzug über SEPA

Die Umstellung auf SEPA-Direkteinzug ermöglicht dir, das Geld direkt von den Konten deiner Schüler einzuziehen. Dies vereinfacht den Zahlungsprozess erheblich und minimiert das Risiko von Zahlungsverzögerungen. Alle Infos dazu findest du hier:

Zahlungsübersichten statt Rechnungen

Für Schüler, die ihre Gebühren öfter in Teilen bezahlen, kann die Erstellung einer Zahlungsübersicht anstelle einer traditionellen Rechnung sinnvoller sein. Dies bietet einen klaren Überblick über geleistete und noch ausstehende Zahlungen.

Workarounds für Ausnahmefälle

Wenn es um den Umgang mit Teilzahlungen in deiner Fahrschule geht, bieten wir dir bei Fahrschule.live praktische Workarounds, die dir helfen, diese Situationen effizient und transparent zu managen. Hier ist eine detaillierte Anleitung zu den Workarounds, die du nutzen kannst, falls ein Fahrschüler nur einen Teilbetrag einer offenen Rechnung zahlt.

Eine Teilzahlung erfassen

Gesetzt dem Fall, der Fahrschüler zahlt nur einen Teilbetrag einer offenen Rechnung, dann kannst du so vorgehen: 

1. Suche dir den Fahrschüler raus und klicke oben auf das Euro Symbol. 
2. Rechts öffnet sich nun ein neues Fenster. Vergebe einen Betreff, geben den Betrag ein, und wähle aus, auf welches Konto, die           Zahlung erfolgt ist.  

Bei der Restzahlung gehen wir ebenfalls so vor. 

Nach erfolgten Teilzahlungen die Rechung als bezahlt markieren: 

Wenn nun aber auch ggf. eine Rechnung als bezahlt markiert werden soll, musst du so vorgehen: 

1. Gehe in der Seitenleiste auf FinSuite und dann Rechnungen. 
2. Filtere dir nun statt Rechnungslisten, die einzelnen Rechnungen. 
3. Wähle die entsprechende Rechnung aus und klicke auf den kleinen Geldschein rechts. 
4. Stelle den Schieberegler bei Zahlung erfassen AUS und klicke einfach auf speichern. 

Ganz wichtig: Der Schieberegler muss ausgeschaltet sein, um die Zahlung nicht doppelt zu erfassen. Sie wurde ja bereits während der Teilzahlungen erfasst! 



Zweiter Workaround: Rechnung stornieren und neu ausstellen

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren und eine neue Rechnung für den bereits teilbezahlten Betrag auszustellen. Dies sorgt für Klarheit in der Buchhaltung und zeigt dem Schüler deutlich seinen verbleibenden Saldo. So gehst du vor:
Rechnung stornieren: Finde die teilbezahlte Rechnung in der Rechnungsübersicht. Verwende die Option, die Rechnung zu stornieren. Dies wird oft durch ein spezifisches Symbol oder einen Menüpunkt ermöglicht.
Zahlung erfassen: Klicke auf das Euro-Symbol am oberen Rand des Profils, um die Zahlungsoptionen zu öffnen.
Zahlungsdetails angeben: Ein neues Fenster öffnet sich. Hier kannst du einen Betreff für die Zahlung vergeben, den gezahlten Betrag eingeben und das Konto auswählen, auf das die Zahlung eingegangen ist.
Neue Rechnung erstellen: Erstelle eine neue Rechnung für diesen Schüler. Der jetzt noch offene Betrag wird korrekt auf der Rechnung ausgewiesen. Wenn er nun den Rest bezahlt, kannst du die Rechnung ganz normal als bezahlt makieren. 
Diese Workarounds ermöglichen es dir, flexibel auf die finanziellen Umstände deiner Fahrschüler zu reagieren, ohne die Übersichtlichkeit und Genauigkeit deiner Buchhaltung zu beeinträchtigen. Indem du diese Schritte befolgst, stellst du sicher, dass jeder finanzielle Vorgang in Fahrschule.live sauber dokumentiert und nachvollziehbar bleibt.

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