Dokument hochladen, komprimieren & löschen

Dokument hochladen, komprimieren & löschen

Dokumente hochladen beim Fahrschüler und in Erfassung

In Fahrschule.live hast du die Möglichkeit verschiedene Dokumente bei Fahrschülern oder in der Erfassung hochzuladen. Das hilft dir dabei immer einen guten Überblick über die Ausbildung des Fahrschülers zu behalten. Außerdem kann es eine gute Unterstützung für die Fahrlehrer sein. 

Schritt 1: Du gehst in der Seitenleiste auf Fahrschüler und klickst dann auf das Symbol PDF Hochladen. Daraufhin wählst du eine Datei aus, die du hochladen willst und ziehst diese entweder in das Feld, wo PDF hochladen steht oder klickst auf den blauen Button DATEI AUSWÄHLEN und lädst sie so hoch. Danach klickst du auf Hochladen unten rechts.


Schritt 2: Um einen Fahrschüler auszuwählen, bei dem die Datei hochgeladen werden soll, klickst Du in der noch leeren Spalte auf den Stift. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Fahrschülern. Hier wählst du nun einen Fahrschüler aus und klickst dann auf Speichern. Dann musst du nur noch einen Titel eingeben, wie die Datei angezeigt werden soll und speicherst die Datei, indem du unten rechts auf Speichern klickst.


Schritt 3: Nachdem die PDF Datei hochgeladen wurde, kannst du sie dir entweder in der Fahrschülerkartei unter Dokumente oder in den Leistungen des Fahrschülers anzeigen lassen. Um die PDF Datei wieder zu löschen, musst du in die Leistungen des Fahrschülers und dann die Leistung mit der Datei auswählen und löschen. 
Info
Um eine Bild Datei (jpg, png..) bei einem Fahrschüler hochzuladen, musst du zunächst die Datei in eine PDF Datei umwandeln. Dies kannst du ganz leicht über verschiedene Online Tools machen, aber auch direkt in der Bild Datei selber, indem du diese als PDF Datei speicherst. 

Tipps für das richtige Scannen von Dokumenten

Beim Hochladen von Dokumenten in Fahrschule.live ist es wichtig, dass Dateien gut lesbar sind, aber gleichzeitig nicht unnötig groß
 werden. Große Dateien führen zu längeren Ladezeiten, höherem Speicherbedarf und können den Arbeitsfluss verlangsamen. In diesem Artikel erfährst du, wie du Dokumente optimal scannst, komprimierst und hochlädst.
📌 1. Dokumente richtig scannen

Ein falsch gescanntes Dokument kann unnötig groß werden, was den Upload erschwert. Damit die Datei klein bleibt, beachte folgende Punkte:

✅ Richtige Scan-Einstellungen wählen

• Format: PDF ist optimal, da es gut komprimiert werden kann und überall lesbar ist.

• Auflösung: 150–200 dpi (dots per inch) reicht völlig aus. Höhere dpi-Werte (300 dpi oder mehr) machen die Datei unnötig groß.

• Farbe: Falls nicht zwingend erforderlich, scanne in Schwarz-Weiß statt in Farbe.

• Mehrseitige Dokumente: Falls möglich, speichere alle Seiten in einer einzigen PDF-Datei statt in mehreren separaten Dateien.

📱 Empfohlene Scan-Apps

Falls kein Scanner verfügbar ist, kannst du dein Smartphone nutzen. Gute kostenlose Apps sind:

🔹 Adobe Scan – Automatische Optimierung & direkte PDF-Erstellung

🔹 Microsoft Office Lens – Ideal für Textdokumente

🔹 CamScanner – Viele Bearbeitungsoptionen

Diese Apps entfernen automatisch Schatten, begradigen das Dokument und optimieren die Dateigröße.


📎 2. Datei vor dem Upload komprimieren

Falls die Datei nach dem Scannen immer noch zu groß ist, solltest du sie komprimieren. Hier sind zwei einfache Methoden:

🔗 Online-Tools (ohne Installation)

Mit diesen kostenlosen Diensten kannst du PDFs einfach verkleinern:

✔ Adobe PDF Komprimierung

✔ Smallpdf

📌 Tipp: Wähle „Mittel“ oder „Starke Komprimierung“ – das reduziert die Größe erheblich, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen.

🖥️ PDF-Software auf dem PC nutzen

Falls du regelmäßig PDFs bearbeitest, bieten Programme wie Adobe Acrobat oder PDF24 Creator erweiterte Komprimierungsfunktionen.


📤 3. Dokumente in Fahrschule.live hochladen
Sobald dein Dokument die richtige Größe hat, kannst du es in Fahrschule.live
hochladen:

✅ Wichtige Hinweise für den Upload 

📁 Benennung: Vergib klare Dateinamen (z. B. Ausbildungsnachweis_Max_Muster.pdf)

📏 Maximale Dateigröße: Halte die Datei unter 2 MB, um eine schnelle Verarbeitung zu gewährleisten.

📜 Lesbarkeit prüfen: Kontrolliere, ob das Dokument nach dem Komprimieren noch gut lesbar ist.


❌ Häufige Fehler vermeiden

⚠️ Zu hohe Auflösung (300 dpi oder mehr) → Führt zu riesigen Dateien. 150–200 dpi sind ausreichend.

⚠️ Scannen in Farbe, wenn nicht nötig → Schwarz-Weiß reduziert die Größe deutlich.

⚠️ Einzelne Seiten als separate Dateien speichern → Immer eine zusammenhängende PDF verwenden.

⚠️ Unkomprimierte PDFs hochladen → Vor dem Upload immer komprimieren!


🚀 Fazit

Durch die richtige Scan- und Komprimierungsmethode sparst du Speicherplatz, verbesserst die Ladegeschwindigkeit und erleichterst die Dokumentenverwaltung in Fahrschule.live. Falls du Fragen hast, melde dich jederzeit bei unserem Support Team! 😊

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